4 Tipps, mit denen Sie Ihr Zeitmanagement optimieren können!

Immer wieder beklagen sich Kolleg*innen von Ihnen, dass sie unter Druck, Hektik und Stress leiden. Dies hat sicher mit Ihrer anspruchsvollen Tätigkeit als Gleichstellungsbeauftragte zu tun und den hiermit verbundenen vielfältigen Aufgaben. Hier ist ein gutes und effektives Zeitmanagement wichtig. Vielleicht finden Sie in dem folgenden Beitrag noch Anregungen, wie Sie Ihr Zeitmanagement verbessern können und was Sie bei der Planung Ihrer Zeit beachten sollten.

Darum ist Zeitmanagement für Sie im Amt so wichtig

Sie als Gleichstellungsbeauftragte müssen vielfältigen Aufgaben gerecht werden. Diese setzen sich zusammen aus der Teilnahme an Gesprächen, insbesondere Vorstellungsgesprächen, an sonstigen Besprechungen in und außerhalb der Dienststelle, der Verfassung von Voten und Einsprüchen, der Beratung von Beschäftigten sowie der Beantwortung telefonischer Anfragen und vielem mehr.

Günstig ist es für Sie, zunächst einmal zu sortieren, welche Aufgaben Sie im Alltag zu bewältigen haben, und zu schauen, ob sich diese Aufgaben vielleicht bündeln lassen, um so nicht ständig unterbrochen zu werden.

Tipp Nummer 1: Bündeln Sie Ihre Aktivitäten

Ich denke hierbei daran, beispielsweise Telefontermine nur in ein gewisses Zeitspektrum zu legen, beispielsweise jeden Tag ans Ende Ihrer Dienstzeit von beispielsweise 12 bis 13 Uhr oder von 16 bis 18 Uhr.

Bündeln Sie ggf. auch andere Tätigkeiten, wie reine Schreibtischarbeit und Ähnliches. Auch hier sollten Sie einen bestimmten Zeitraum in der Woche für genau diese Tätigkeiten reservieren.

Wenn Sie Tätigkeiten bündeln und sich nicht stets unterbrechen lassen, fassen Sie nicht jeden Vorgang neu an und sparen so Zeit des erneuten Sicheinlesens und Weiterdenkens in einer Angelegenheit.

Tipp Nummer 2: Eleminieren Sie Zeitfresser

Sie kennen das sicher aus Ihrer Praxis auch: Immer wieder kommen Beschäftigte oder auch Kolleg*innen in Ihr Büro und möchten irgendetwas von Ihnen wissen oder einfach auch nur einen Plausch halten.

Aus meiner Erfahrung sind dies die Zeitfresser, die sich so unbemerkt im Laufe eines Tages in den Arbeitsalltag einschleichen können.

Ohne Frage ist es wichtig, dass Sie sich genau für solche Gespräche eben auch Zeit nehmen. Sie sollten jedoch nicht erlauben, dass dies jederzeit geschehen kann.

Auch hierfür sollten Sie ggf. Zeiten einrichten, in denen Sie gestört werden dürfen, und ansonsten dafür Sorge tragen, dass Sie ungestört arbeiten können.

Tipp Nummer 3: Planen Sie auf Lücke!

Wichtig ist auch aus meiner Sicht, eine sogenannte Lückenplanung vorzunehmen und für Unvorhergesehenes Zeit und Raum zu lassen.

Wenn Sie jeden Tag die gesamte Arbeitszeit verplant haben, geraten Sie unter Stress und Druck, wenn wirklich etwas Dringendes dazwischenkommt, was wir ja alle aus unserem Alltag durchaus kennen.

Die Lückenplanung wird empfohlen für genau solche unvorhergesehenen Aufgaben, die auf Sie zukommen. Ich persönlich lasse zumindest eine Stunde meines Arbeitstages frei, um ggf. Termine und Ähnliches schieben zu können, wenn tatsächlich ein Notfall oder etwas Dringendes zu erledigen ist.

Tipp Nummer 4: Beobachten Sie wachsam, welche neuen Technologien Sie nutzen können!

Neues zu lernen, ist immer mühselig, lohnt sich aber in der Regel, wenn dadurch eine Zeitersparnis eintritt. Ich persönlich scheue mich auch immer wieder und muss mich aufraffen, beispielsweise neue Programme kennenzulernen. Gerade mit zunehmendem Alter stellt sich manchmal eine gewisse Scheu davor ein bzw. erledigt man Aufgaben so. wie man es bisher immer getan hat. Dies ist allerdings in der heutigen Zeit so nicht mehr durchhaltbar. Sie müssen sich – wie alle anderen auch – stets nach den neuen Technologien ausrichten und diese auch nutzen.

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