Immer wieder werde ich in Seminaren gefragt, inwieweit eigentlich die Stellvertreterin Zugang zu allen gleichstellungsrechtlichen Vorgängen erhalten und auch über das laufende Geschäft informiert werden darf. Hier ist die Rechtslage gar nicht so unkompliziert. Was Sie hierzu wissen müssen, habe ich Ihnen beispielhaft an der Regelung im Landesgleichstellungsgesetz (LGG) Berlin zusammengestellt.

Stellvertreterin ist Abwesenheitsvertretung

Im Grundsatz sehen alle Frauengleichstellungsgesetze des Bundes und der Länder vor, dass die Stellvertreterin der Gleichstellungsbeauftragten oder Frauenvertreterin eine reine Abwesenheitsvertretungsfunktion hat. Dies bedeutet in der Konsequenz, dass sie nur ins Amt eintritt, wenn die Gleichstellungsbeauftragte bzw. Frauenvertreterin nicht selbst im Amt ist. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie als Gleichstellungsbeauftragte bzw. Frauenvertreterin Urlaub haben oder krank sind.

Dennoch erfordert die Praxis es häufig, dass die Stellvertreterin in die Vorgänge eingeweiht ist und so, wenn der Stellvertretungsfall tatsächlich eintritt, die Situation einschätzen kann. Diesem Erfordernis ist der Landesgesetzgeber in Berlin nachgekommen und hat eine von den übrigen Frauengleichstellungsgesetzen abweichende Regelung für die Stellvertreterin geschaffen.

Kooperationstag in Berlin

Auch in Berlin ist gemäß § 16 Abs. 2 LGG Berlin die Stellvertreterin der Frauenvertreterin als reine Abwesenheitsvertretung vorgesehen. Im Abwesenheitsfall hat sie die gleichen Rechte und Pflichten wie die Frauenvertreterin. Darüber hinaus sieht allerdings § 16 Abs. 2 letzter Satz LLG Berlin vor, dass die Stellvertreterin – unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten in der Dienststelle – mindestens einen Tag im Monat freizustellen ist, damit der erforderliche Informationsaustausch mit der Frauenvertreterin gewährleistet werden kann.

Diese Regelung macht eines deutlich: In Berlin ist ausdrücklich vorgesehen, dass auch die Stellvertreterin über die laufenden Geschäfte der Frauenvertreterin informiert ist und in diese einbezogen werden soll. Erfreulicherweise hat der Landesgesetzgeber hierfür festgeschrieben, dass Frauenvertreterin und Stellvertreterin an einem Tag im Monat im Rahmen der Freistellung den Informationsfluss sicherstellen.

Reine Abwesenheitsvertretung macht Kooperation im Alltag schwierig

Die sonstigen Frauengleichstellungsgesetze des Bundes und der Länder sehen – wie oben beschrieben – demgegenüber die reine Abwesenheitsvertretung vor. Ist dies nicht dadurch durchbrochen, dass der Stellvertreterin Aufgaben zur eigenständigen Erledigung übertragen werden, ist die Kooperation im Alltag aufgrund dieser gesetzlichen Konstellation erschwert.

Legt man dies juristisch eng aus, darf die Gleichstellungsbeauftragte die Stellvertreterin nicht in die laufenden Geschäfte einweihen, da diese tatsächlich nicht im Amt ist und auch kraft Gesetzes nur im Abwesenheitsfall überhaupt in das Amt der Gleichstellungsbeauftragten rückt. Danach wird nach meiner Auffassung die Gleichstellungsbeauftragte an ihre Verschwiegenheitspflicht gebunden sein, auch gegenüber ihrer Stellvertreterin.

Eine solche gesetzliche Konstruktion erschwert natürlich die Zusammenarbeit im Alltag enorm. Der juristische Ausweg, der hier eröffnet ist, ist aus meiner Sicht lediglich über den Mitarbeiterstatus zu finden. Wenn die Stellvertreterin zugleich mit einem Stundenanteil auch Mitarbeiterin der Gleichstellungsbeauftragten ist, kann sie auch in das Alltagsgeschäft involviert werden.

Meine Empfehlung:
Stellvertreterin als Mitarbeiterin beschäftigen
Außer für die Frauenvertreterin in Berlin lautet daher meine Empfehlung: Wenn Sie als Gleichstellungsbeauftragte nach den Frauengleichstellungsgesetzen des Bundes und der Länder arbeiten, sollten Sie Ihre Stellvertreterin zumindest stundenweise als Mitarbeiterin beschäftigen. Sprechen Sie diesen Status mit Ihrer Dienststelle ab. Dies befreit Sie aus der Bedrängnis, dass Sie auch Ihrer Stellvertreterin gegenüber grundsätzlich die Verschwiegenheitspflicht zu wahren haben.

Fazit: Zusammenarbeit mit der Stellvertreterin

Nur in Berlin ist die Kooperation mit der Stellvertreterin gesetzlich geregelt. Ansonsten müssen Sie das regeln, am besten über die Mitarbeit der Stellvertreterin. So verstoßen Sie nicht gegen Ihre Schweigepflicht.

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