Der Schutz von personenbezogenen Daten spielt eine immer wichtigere Rolle. Sie haben als Gleichstellungsbeauftragte insbesondere aufgrund Ihrer Beteiligungsrechte, aber auch im Rahmen Ihrer Sprechstunden Umgang mit entsprechenden Daten. Daher hat auch das Thema Datenschutz in Ihrer Gleichstellungsarbeit und Büroorganisation einen hohen Stellenwert. In diesem Beitrag lesen Sie ein paar wichtige Basics zum Thema Datenschutz, die Sie als Gleichstellungsbeauftragte kennen sollten.
Die gesetzliche Grundlage
Es gibt verschiedene Gesetze und Bestimmungen, die Regelungen zum Datenschutz treffen und sicherstellen sollen, dass Unternehmen, Behörden und andere Organisationen verantwortungsvoll mit personenbezogenen Daten umgehen. Im Fokus steht hierbei die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Daneben gibt es noch Bundes- und Ländergesetze wie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) oder als Beispiel für ein Landesgesetz das Niedersächsische Datenschutzgesetz. Das BDSG und die Ländergesetze gelten nur nachrangig zur DSGVO und kommen ggf. ergänzend zur Anwendung.
Was sind personenbezogene Daten?
Die Definition, was personenbezogene Daten sind, finden Sie in Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Danach sind personenbezogene Daten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Darunter können beispielsweise fallen: Name und Vorname, Geburtsdatum und -ort, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Sozialversicherungsnummer, IP-Adresse, Bankverbindung.
Was bedeutet Datenverarbeitung?
Der Vorgang der Verarbeitung im datenschutzrechtlichen Sinne ist näher definiert in Art. 4 Nr. 2 DSGVO. Demnach bezeichnet der Ausdruck „Verarbeitung“ jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Hierunter fallen beispielsweise das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, das Löschen oder die Vernichtung von Daten.
Ihre Verantwortlichkeit im Datenschutz
Nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die*derjenige verantwortlich, die*der allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Da Sie als Gleichstellungsbeauftragte weisungsfrei agieren, bringt dies auch eine besondere datenschutzrechtliche Verantwortung mit sich. Während bei weisungsgebundenen Beschäftigten die Dienststellenleitung die Verantwortung für den Datenschutz trägt, sind Sie selbst für den Datenschutz im Rahmen Ihres Amtes verantwortlich. Auch kann Ihr Gleichstellungsbüro durch die*den dienststelleninterne*n Datenschutzbeauftragte*n hinsichtlich der Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen überprüft werden. Es wird aber nur Ihnen als Verantwortliche gegenüber Bericht über die Erkenntnisse erstattet und nicht gegenüber der Dienststellenleitung.
Die Auswirkungen auf Ihre Gleichstellungsarbeit
Sie haben als Gleichstellungsbeauftragte einen umfangreichen Einblick und Zugang zu personenbezogenen Daten. Für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung brauchen Sie entweder eine Einwilligung oder eine entsprechende Rechtsgrundlage. Nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO ist eine rechtmäßige Datenverarbeitung möglich, wenn die Verarbeitung für die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, denen die Verantwortlichen unterliegen. Um die Ziele Ihres Gleichstellungsgesetzes und die dort vorgesehenen Aufgaben zu erfüllen, ist eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten oftmals unausweichlich. In solchen Fällen kann es durchaus sein, dass eine explizite Einwilligung der betroffenen Personen nicht erforderlich ist. Pauschal lässt sich dies jedoch nicht beurteilen, sondern Sie müssen die Bewertung hier nach je nach Einzelfall treffen.
Der Umgang mit personenbezogenen Daten
Sie sollten grundsätzlich verantwortungsvoll und vertraulich mit den Daten umgehen. Dabei müssen Sie die Privatsphäre und den Schutz der Betroffenen gewährleisten und sicherstellen, dass die Daten vertraulich behandelt werden und nur für den vorgesehenen Zweck (z. B. Auswahlverfahren, Beratungsanfrage usw.) verwendet werden. Zudem dürfen Sie nur die Daten erheben und für einen begrenzten Zeitraum speichern, die für die Erfüllung Ihrer Aufgaben als Gleichstellungsbeauftragte notwendig sind (Datenminimierung). Außerdem müssen Sie für angemessene technische sowie organisatorische Maßnahmen sorgen, um einen unbefugten Zugriff durch Dritte oder Missbrauch der Daten zu verhindern. Auch haben Sie eine sogenannte Dokumentationspflicht und sollten daher nachweisen können, dass Sie die datenschutzrechtlichen Vorgaben einhalten.
Fazit:
Datenschutz ist ein großes Thema und es ergeben sich viele Fragen insbesondere bei der praktischen Umsetzung. Die*Der Datenschutzbeauftragte in Ihrer Dienststelle hat übrigens auch eine beratende Funktion, die Sie durchaus nutzen können. Es müssen schließlich viele Details geklärt werden, wie z. B.: Wann brauchen Sie die Einwilligung der betroffenen Person? Sind die technischen Maßnahmen wie verschlüsselter E-Mail-Verkehr, Löschmanagement und so weiter gegeben? Meist sind die Dienststellen zwar datenschutzrechtlich korrekt aufgestellt, es ist aber dennoch zu empfehlen, den Umgang mit personenbezogenen Daten in Ihrem Gleichstellungsbüro auf datenschutzrechtliche Aspekte hin zu überprüfen und ggf. nachzubessern.
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Es gibt verschiedene Gesetze und Bestimmungen, die Regelungen zum Datenschutz treffen und sicherstellen sollen, dass Unternehmen, Behörden und andere Organisationen verantwortungsvoll mit personenbezogenen Daten umgehen. Im Fokus steht hierbei die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Daneben gibt es noch Bundes- und Ländergesetze wie das Bundes- datenschutzgesetz (BDSG) oder als Beispiel für ein Landesgesetz das Niedersächsische Datenschutzgesetz. Das BDSG und die Ländergesetze gelten nur nachrangig zur DSGVO und kommen ggf. ergänzend zur Anwendung.
Die Definition, was personenbezogene Daten sind, finden Sie in Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Danach sind personenbezogene Daten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Darunter können beispielsweise fallen: Name und Vorname, Geburtsdatum und -ort, Adresse, Telefon- nummer, E-Mail-Adresse, Sozialversicherungsnummer, IP-Adresse, Bankverbindung.
